Optimalisasi Pengelolaan Arsip Digital melalui Pendampingan Entry Data Microsoft Excel di PT Pelabuhan Indonesia Regional III

Rivana Amelia Fionita; Ira Wikartika

doi:10.58794/jdt.v6i1.1900

Authors

Rivana Amelia Fionita Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
Ira Wikartika Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur

DOI:

https://doi.org/10.58794/jdt.v6i1.1900

Keywords:

Pengelolaan Arsip Digital, Microsoft Excel, Pengabdian Kepada Masyarakat

Abstract

Pengelolaan arsip digital menjadi kebutuhan penting bagi organisasi yang menangani dokumen operasional dalam jumlah besar, khususnya pada instansi berskala besar seperti PT Pelabuhan Indonesia Regional III. Sebelum pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat, pencatatan arsip telah dilakukan secara digital menggunakan Excel, namun format entry data yang digunakan masih terbatas dan belum terstandarisasi, sehingga hanya memuat informasi dasar dan menyulitkan proses penelusuran dokumen. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip melalui penyempurnaan struktur dan kelengkapan metadata arsip. Metode pelaksanaan meliputi observasi, identifikasi permasalahan, penyempurnaan format entry data, serta pendampingan penerapan format digital. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa perbaikan format entry data mampu mengurangi redundansi data, meminimalkan kesalahan input, serta mempercepat proses penelusuran arsip. Dengan demikian, Excel tetap dapat dimanfaatkan secara efektif dan ekonomis dalam mendukung pengelolaan arsip digital yang terstruktur.

Views

13 kali

Downloads

1 kali

Downloads

Download data is not yet available.

References

[1] M. R. Pranata, U. Islam, N. Raden, F. Palembang, I. Article, and C. Commons, “Arsip Digital Untuk Efisiensi Pengelolaan Dan Percepatan Pelayanan,” vol. 3, no. 1, pp. 33–45, 2024.

[2] E. U. Janah, P. F. Hidayah, R. N. Adysti, R. H. Arjuna, and U. N. Surabaya, “O f a h,” vol. 5, pp. 474–484, 2024.

[3] N. H. Aushafina and I. Wikartika, “Pendampingan Digitalisasi Marketing Desa Kebondalem melalui Aplikasi Google Maps : Upaya Meningkatkan Pengembangan UMKM Abstrak,” vol. 4, no. 3, pp. 477–483, 2023.

[4] L. Mursyidah, R. A. Sukmono, and L. I. Masithah, “Transformation of Digital Archives Management : Case Study of Dynamic Archives Information System Implementation at SMA Negeri 2 Sidoarjo,” no. 4, pp. 1–7, 2024.

[5] F. A. Ramadhani, “Digitalisasi arsip sebagai upaya peningkatan efisiensi administrasi organisasi,” Jurnal Kearsipan Indonesia, vol. 13, no. 1, pp. 45–56, 2021.

[6] R. Sutrisno, A. Hendrawan, and Z. Abdullah, “Implementation of integrated information systems in archival and administrative management,” Journal of Information and Records Management, vol. 6, no. 2, pp. 101–110, 2021.

[7] Prasetyo and S. Nugroho, “Standarisasi metadata arsip digital dalam mendukung efektivitas penelusuran dokumen,” Jurnal Manajemen Informasi, vol. 9, no. 3, pp. 210–219, 2023.

[8] International Organization for Standardization, ISO 15489-1: Information and Documentation—Records Management, Geneva, Switzerland, 2016.

[9] Y. R. Siregar and D. A. Putri, “Peran sumber daya manusia dalam keberhasilan implementasi sistem arsip digital,” Jurnal Administrasi Publik, vol.10, no. 2, pp. 133–142, 2022.

[10] F. A. Anwar, D. Deliana, and S. Suyamto, “Digital transformation in administrative and archival systems to improve organizational efficiency,”International Journal of Management Science and Information Technology, vol. 4, no. 2, pp. 428–437, 2024.